Gestione del budget della clinica: perché lavorare con i budget
Gestione di una clinica veterinaria
La clinica veterinaria combina due aree che necessitano di un trattamento diverso.
- L'area medica
- L'area finanziaria
L'area medica è quella che richiede la conoscenza della pratica professionale; contribuirà a migliorare la salute del paziente e a conferire un maggior valore all'azienda. L'area finanziaria è quella che determina la salute dell’attività e, al contempo, la stabilità necessaria per mantenere operativo il centro veterinario e continuare a migliorare l'eccellenza dell'area medica.
Definiamo il budget come una stima dei costi, dei ricavi e delle risorse in un determinato periodo, che riflette una lettura delle condizioni finanziarie e degli obiettivi futuri.
La gestione per budget è un importante strumento amministrativo che ci aiuterà come:
- Piano d'azione per il conseguimento di obiettivi quantificati.
- Standard per la misurazione dello svolgimento delle mansioni.
- Strumento per far fronte a situazioni avverse prevedibili.
Il budget consiste sostanzialmente nella proiezione dei ricavi e dei costi futuri (il conto economico) dell'azienda, al fine di fissare un obiettivo di profitto. Questo esercizio viene effettuato solitamente per periodi annuali e si svolge generalmente alla fine dell'anno, in vista di quello successivo.
Esempio pratico di gestione del budget: calcolo del budget per l'anno successivo
Per conoscere meglio il budget, ci baseremo sull’esempio di una nostra vecchia conoscenza: la clinica veterinaria San Francisco. Come sarà il budget per il prossimo anno? In questo caso, e sulla base della stima di chiusura dell’anno (in questo esempio si presume che la chiusura effettiva coincida con la stima), possiamo analizzare voce per voce e formulare una previsione di crescita.
Otterremo questa crescita garantendo i ricavi correnti, invertendo il trend delle aree afferenti al punto vendita (11) che hanno diminuito il loro contributo alla crescita e rafforzando alcune aree, come quelle diagnostico/analitiche (5 e 6), che presentano un’elevata redditività.
Prima parte della gestione del budget: i ricavi
I ricavi di un centro veterinario sono il risultato di tre fattori: il numero di pazienti, la frequenza con cui frequentano la clinica e la spesa media che affrontano ogni volta. Gli indicatori da 1 a 10 si concentrano sulla misurazione di queste variabili per tenerne conto nella gestione del nostro budget:
- Tasso annuo di mortalità dei pazienti (in %). Si calcola dividendo il numero di animali morti in un anno per il numero di cartelle cliniche attive che il centro aveva all'inizio dello stesso anno e moltiplicando il risultato per cento. Per cartella clinica attiva si intende un paziente che ha effettuato almeno una transazione economica presso il centro negli ultimi 12 mesi.
- Tasso annuo di abbandono dei pazienti (in %). Per calcolarlo, dobbiamo prima scoprire il numero di pazienti che hanno abbandonato il centro negli ultimi 12 mesi. Per questo dobbiamo contare i pazienti che hanno effettuato almeno una transazione economica presso il centro nel periodo compreso tra 24 e 12 mesi fa, senza tuttavia farlo negli ultimi 12 mesi. Una volta calcolato il numero di pazienti che hanno abbandonato la clinica, lo divideremo per il numero di cartelle cliniche attive all'inizio dell'anno e lo moltiplicheremo per cento.
- Numero di nuovi pazienti (in %). Qui calcoleremo il numero di pazienti che hanno effettuato una transazione economica presso il centro per la prima volta negli ultimi 12 mesi, lo divideremo per il numero di cartelle cliniche attive all'inizio del periodo e lo moltiplicheremo per cento. Ai fini di questa analisi sarebbe prudente separare i pazienti indirizzati da altri medici e quelli che si presentano per necessità di pronto soccorso, poiché a causa della loro particolare natura non possono essere considerati pazienti abituali del centro.
- Numero di pazienti recuperati (in %). Si tratta di pazienti che hanno abbandonato il servizio negli anni precedenti e che sono tornati nel corso dell'ultimo periodo, effettuando almeno una transazione economica.
Il flusso netto di clienti nel corso dell'anno sarà il risultato della combinazione dei quattro indicatori di cui sopra, secondo la seguente formula:
Numero di pazienti attivi alla fine dell'anno = Numero di pazienti attivi all'inizio dell'anno Decessi + Registrazioni di nuovi pazienti Abbandoni + Recuperi
Non è raro imbattersi in centri veterinari che ogni anno perdono tra il 30% e il 50% dei clienti (tra decessi e abbandoni). La maggior parte di questi abbandoni non sono dovuti all'insoddisfazione del cliente, ma semplicemente a una sua trascuratezza, dovuta a una cattiva comunicazione da parte dei veterinari.
- Media di transazioni cliniche annue per paziente. Si calcola dividendo il numero totale di visite (= transazioni) effettuate dai pazienti durante l'anno per il numero di pazienti attivi. Una sottigliezza di questo indicatore consisterebbe nel distinguere tra le visite di tipo clinico e quelle relative al punto vendita e nel calcolare la media annuale per entrambi i tipi di visite.
- Numero medio di cartelle cliniche attive senza promemoria. Fa riferimento alla percentuale delle cartelle cliniche attive prive di promemoria per un futuro trattamento presso il centro. Il modo più semplice per calcolarlo consiste nel generare con il software della clinica un elenco di pazienti con promemoria attivati e confrontarlo con il numero di pazienti attivi. La differenza ci dirà quali dei nostri clienti rischiano di non tornare, poiché dalla clinica non ricorderemo loro che vogliamo rivederli.
- Ricavo medio per transazione. Si calcola dividendo il fatturato annuo del centro per il numero totale di visite (o transazioni). È inoltre possibile calcolare il ricavo medio per visita di tipo clinico e il quello per visita relativa al punto vendita, come indicato al punto 5. Alcuni autori ritengono che il ricavo medio per visita di tipo clinico dovrebbe essere circa tre volte superiore a quello di una prima visita al centro.
- Percentuale di cartelle cliniche attive con transazioni in clinica e nel punto vendita. Ci dice fino a che punto riusciamo a effettuare vendite incrociate tra i servizi medici e i prodotti del nostro punto vendita.
- Percentuale diagnostica. Si calcola come percentuale dei ricavi da esami diagnostici sul fatturato totale generato dai servizi medici nel periodo di riferimento. Alcuni autori stimano che si aggiri intorno al 20-25 %. Valori molto più elevati possono indicare abuso o inefficienza nell'esecuzione dei test diagnostici, mentre il caso contrario può essere indicativo di protocolli medici inadeguati o una presenza insufficiente di attrezzature diagnostiche in struttura.
- Percentuale di transazioni con applicazione di uno sconto. Gli sconti ingiustificati sono un problema serio per la maggior parte dei centri veterinari. Se vogliamo migliorare il fatturato della clinica, il modo migliore per farlo è iniziare mettendo ordine nella nostra politica di scontistica.
Parleremo del capitolo relativo alle spese nella gestione del budget in un futuro post.
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