Software veterinario per la gestione del database del centro
Un buon software veterinario è fondamentale per gestire il database della tua clinica, sia dal punto di vista finanziario, per poter analizzare la redditività del centro, sia dal punto di vista delle singole cartelle cliniche dei pazienti. Gli archivi del centro veterinario devono contenere dati relativi alla storia clinica, al calendario delle vaccinazioni, alle caratteristiche individuali dell'animale, ecc.Oltre a informazioni maggiormente personali sul padrone che consentiranno alla struttura di elaborare nuove strategie commerciali e, soprattutto, di contribuire a stabilire un rapporto forte e personale con ogni cliente.
I programmi gestionali possono aiutarci a comprendere meglio i nostri clienti, fornendoci molteplici indizi per lo sviluppo di nuove strategie di marketing o nuove linee operative. Ci aiuteranno anche a migliorare il controllo e la valutazione del nostro centro e di ciascuno dei suoi servizi, o per altri tipi di attività di interesse sociale e non profit come la ricerca di animali domestici scomparsi o la donazione di cani e gatti abbandonati, che non smette di essere per noi un valore aggiunto, oltre che un dovere sociale.
7 fattori chiave per scegliere il software di gestione veterinaria che fa al caso tuo
- Chiedere consiglio per trovare il programma gestionale di cui si ha bisogno
È necessario tenere conto del volume di affari e scegliere il software veterinario più adatto. Il modo più utile per farlo è quello di farsi consigliare da esperti, oltre a chiedere ad altri colleghi di fornirci informazioni sulle esperienze che hanno avuto con i loro programmi gestionali. Una domanda importante: assicurati che sia adatto al tuo budget.
- Sottoporre il software di gestione a un periodo di prova
Richiedi una "demo" che ti permetta di conoscere il programma, vedere se si adatta alle esigenze della tua clinica e verificare se la sua gestione è semplice.
- Scoprire quali sono i reali bisogni della clinica
Concorda con tutti i dipendenti del centro le esigenze e le richieste per gestire al meglio ogni area.
- Iniziare gradualmente: non voler fare in una settimana ciò che non fai da anni
Non comprare un programma gestionale con un'ampia varietà di applicazioni complesse. Alla fine sarai scoraggiato nell'usarlo perché troppo complicato. Scegli un programma personalizzato e parti dagli aspetti più semplici a quelli più complessi, man mano che ne avrai bisogno.
- Mettere in atto un protocollo di raccolta dati
Tutto il personale della clinica veterinaria deve avere molto chiaro quali dati richiedere al cliente, in quale ordine e come archiviarli o recuperarli. Un database a cui lavorano più persone può finire nel caos se il protocollo non viene rispettato.
- Formare tutto il personale su ciò che deve sapere sul programma gestionale
Ogni dipendente deve conoscere quali sono le sue responsabilità nell'aggiornare e mantenere il database. Tutti devono essere informati e formati su eventuali modifiche al programma o ai protocolli d'uso. Si devono stabilire delle aree riservate, spiegandone la motivazione per evitare malintesi, e valutare il lavoro di tutti.
- Stabilire un programma di monitoraggio e miglioramento continuo
Analizza i risultati usando il tuo software veterinario e modifica le procedure errate. Un programma di gestione non è una semplice libreria di dati, è lo strumento fondamentale che permette di analizzare i risultati del proprio lavoro e di modificare le aree in cui le prestazioni non sono ottimali.
Imparare a sfruttare i dati con il software veterinario
Trasformare i dati in informazioni e le informazioni in conoscenza dei nostri clienti e delle loro necessità ci aiuterà a prendere decisioni e a sviluppare buone strategie e servizi. È importante raccogliere i dati, ma ancor più importante è sapere cosa ci interessa sapere sui clienti e non abusare nella raccolta indiscriminata dei dati. Non dobbiamo cadere nell'errore di raccogliere più dati di quanti ne useremo realmente, né di prendere i dati come fonte di informazioni solo per i nostri clienti, ma anche per noi stessi.
In altre parole, il nostro programma gestionale ci permetterà di analizzare la redditività di determinati servizi, la gestione delle scorte, i fornitori, la domanda di determinati prodotti e/o servizi, ecc. Un'analisi dettagliata di diversi parametri ci fornirà le chiavi per migliorare ciascuna delle attività e delle procedure della clinica veterinaria.
Testo originale: ELENA MALMIERCA Veterinaria
