Gestion budgétaire des cliniques : pourquoi mettre en place des budgets ?

La clinique vétérinaire allie deux domaines nécessitant une approche différente.

1. Le domaine médical.
2. Le domaine financier.

Le domaine médical requiert des connaissances métiers ; la valeur ajoutée de l’entreprise consiste à améliorer la santé des patients. Le domaine financier est celui qui assure la bonne santé de l’entreprise et, en même temps, la stabilité nécessaire au fonctionnement de la clinique et à l’excellence médicale.

Le budget est une estimation des dépenses, des recettes et des ressources sur une période donnée. Il est le reflet de la situation financière et des objectifs.

Le budget est un outil de gestion important qui sert de :

1. Plan d’actions pour atteindre des objectifs quantifiés ;
2. Référentiel pour mesurer la performance de chaque tâche ;
3. Dispositif permettant d’anticiper des situations difficiles.

La mise en place d’un budget consiste essentiellement à projeter dans l’avenir les recettes et les dépenses (ce qu’on appelle le compte de résultat) de l’entreprise, afin de fixer un objectif de rentabilité. Cet exercice est généralement réalisé pour une période annuelle et souvent en fin d’année en vue de l’année suivante.

Cas pratique de gestion budgétaire : calculer le budget de l’année à venir

Pour mieux comprendre le budget, prenons un exemple que nous connaissons bien : la clinique vétérinaire de San Francisco. À quoi ressemblerait le budget de l’année prochaine ? Dans ce cas, sur la base des estimations de fin d’année (dans cet exemple, imaginons que la fin de l’année coïncide avec l’estimation), il est possible de procéder à une analyse poste par poste et de prévoir la croissance.

Cette croissance est atteinte en sécurisant les revenus actuels, en inversant la tendance des espaces boutiques (11) dont la contribution à la croissance a diminué, ainsi qu’en misant sur certaines activités comme les diagnostics et analyses (5 et 6), qui génèrent une forte rentabilité.

Première partie de la gestion budgétaire : les revenus

Les revenus d’une clinique vétérinaire résultent de trois facteurs : le nombre de patients, la fréquence des consultations et le niveau moyen de dépenses à chaque consultation. Les indicateurs de 1 à 10 s’attachent à mesurer ces variables afin d’en tenir compte dans la gestion de notre budget :

1. Taux annuel de décès de patients (en %). On l’obtient en divisant le nombre d’animaux décédés au cours d’une année par le nombre de dossiers actifs de la clinique au début de cette année et en multipliant le résultat par 100. Par dossier actif, nous entendons un patient qui a effectué au moins une transaction financière avec la clinique au cours des 12 derniers mois.
2. Taux annuel de défection des patients (en %). On l’obtient en vérifiant dans un premier temps le nombre de patients ayant quitté la clinique au cours des 12 derniers mois. Pour ce faire, il convient de compter les patients ayant effectué au moins une transaction financière avec la clinique dans la période écoulée entre 24 et 12 mois avant la date concernée et n’ayant réalisé aucune transaction au cours des 12 derniers mois. Après avoir calculé le nombre de désistements, il faut le diviser par le nombre de dossiers actifs au début de l’année et le multiplier par 100.
3. Nombre de nouveaux patients (en %). Il convient de calculer ici le nombre de patients ayant effectué une première transaction financière avec la clinique au cours des 12 derniers mois, de le diviser par le nombre de dossiers actifs au début de la période et de le multiplier par 100. Pour les besoins de cette analyse, il serait prudent de séparer les patients reçus sur adressage et les patients en situation d’urgence, puisqu’en raison de leur typologie particulière, il n’est pas possible de les considérer comme des patients réguliers de notre clinique. 
4. Nombre de patients récupérés (en %). Il s’agit des patients ayant quitté la clinique les années précédentes et qui sont revenus au cours de la dernière période (au moins une transaction économique).

Le flux net de clients au cours de l’année résulte de la combinaison des quatre indicateurs ci-dessus, selon la formule suivante :

Nombre de patients actifs à la fin de l’année = Nombre de patients actifs au début de l’année  Décès + Nouveaux enregistrements de patients  Défections + Retours

Il n’est pas rare que les cliniques vétérinaires perdent 30 à 50 % de leurs clients chaque année (entre les décès et les défections). La plupart de ces défections ne sont pas dues à l’insatisfaction des clients, mais simplement à un oubli de leur part dû à une mauvaise communication des vétérinaires.

5. Nombre moyen de transactions cliniques par patient. On le calcule en divisant le nombre total de visites (= transactions) effectuées par les patients au cours de l’année par le nombre de patients actifs. Un usage poussé de cet indicateur consiste à distinguer les visites « type clinique » des visites « type boutique » et à calculer la moyenne annuelle pour les deux types de visites.
6. Nombre moyen de dossiers actifs sans rappel. Il s’agit du pourcentage de nos dossiers actifs qui ne font l’objet d’aucun rappel pour un traitement futur dans notre clinique. La façon la plus simple de le calculer est de générer avec notre logiciel une liste de patients dont les rappels ont été activés et de la comparer au nombre de patients actifs. La différence nous permettra de savoir quels clients risquent de ne pas revenir car notre clinique ne leur rappellera pas que nous voulons les revoir.…
7. Revenu moyen par transaction. Il est calculé en divisant les revenus annuels de la clinique par le nombre total de visites (ou de transactions). Le revenu moyen par visite « type clinique » et le revenu moyen par visite « type boutique » peuvent également être calculés, comme au point 5. Certains auteurs considèrent que le revenu moyen par visite « type clinique » devrait représenter environ trois fois le montant d’une première consultation au centre.
8. Pourcentage de dossiers actifs ayant fait l’objet de transactions en boutique et en clinique. Il indique notre capacité à faire des ventes croisées entre nos services médicaux et les produits de notre boutique.
9. Ratio diagnostic. Il s’agit du pourcentage des revenus provenant des tests de diagnostic par rapport aux revenus totaux générés par des services médicaux au cours de la période. Certains auteurs le situent autour de 20-25 %. Des chiffres beaucoup plus élevés pourraient indiquer un abus ou une inefficacité dans l’exécution des tests de diagnostic, tandis que des chiffres beaucoup plus bas pourraient indiquer des protocoles médicaux inadéquats ou un manque d’équipements de diagnostic dans la clinique.
10. Pourcentage de transactions avec remise. Les remises injustifiées constituent un problème sérieux pour la plupart des cliniques vétérinaires. Si l’on souhaite améliorer les revenus d’une clinique, la meilleure façon de le faire est de commencer par clarifier la politique de remises.

Nous aborderons l’aspect dépenses de la gestion budgétaire dans un prochain article.

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