Logiciel vétérinaire pour la gestion de la base de données de la clinique

Les dossiers de la clinique vétérinaire doivent recueillir des données relatives aux patients (antécédents médicaux, calendrier de vaccination, caractéristiques individuelles, etc.) ainsi que des données plus personnelles sur le propriétaire qui permettent à l’établissement de mettre en place de nouvelles stratégies commerciales et surtout de tisser une relation solide et personnelle avec chaque client.

Les programmes de gestion peuvent nous aider à mieux comprendre nos clients et nous donnent de nombreux indices pour développer de nouvelles stratégies marketing ou trouver de nouvelles pistes à explorer. Ils nous aident également à mieux évaluer notre structure et chacun des services que l’on propose, y compris d’autres types d’activités à but non lucratif telles que la recherche d’animaux disparus ou la recherche de foyers pour des chiens et des chats abandonnés, ce qui constitue pour nous une valeur ajoutée ainsi qu’un devoir social.

7 clés pour choisir le logiciel vétérinaire qui vous convient

1. Demandez conseil pour trouver le logiciel de gestion dont vous avez besoin

Pour choisir le logiciel vétérinaire qui vous convient, vous devez tenir compte de votre volume d’activité. La meilleure approche consiste à demander conseil à des experts et à interroger d’autres collègues sur leur expérience en matière de programmes de gestion. Un point important : veillez à ce qu’il corresponde à votre budget.

2. Utilisez la période d’essai de votre logiciel de gestion

Demandez une démo qui vous permettra de vous familiariser avec le logiciel, de voir s’il répond aux besoins de votre clinique et de vérifier s’il est facile à utiliser.

3. Vérifiez quels sont les besoins réels de votre clinique

Mettez-vous d’accord avec tous les collaborateurs sur les besoins et les demandes afin de mieux gérer chaque domaine.

4. Allez-y progressivement : n’essayez pas de faire en une semaine ce que vous n’avez pas fait pendant des années

N’achetez pas un programme de gestion doté d’un large éventail d’applications, mais qui risque de vous décourager par sa complexité. Choisissez un programme sur mesure et passez d’une version simple à une version plus complexe selon vos besoins.

5. Mettez en place un protocole de collecte de données

Tout le personnel de la clinique doit savoir clairement quelles informations demander au client, dans quel ordre et comment les archiver ou les récupérer. Une base de données sur laquelle travaillent plusieurs personnes peut devenir inexploitable si le protocole n’est pas respecté.

6. Formez l’ensemble du personnel à l’utilisation du programme de gestion

Chaque collaborateur doit être conscient de ses responsabilités dans la mise à jour et la maintenance de la base de données. Chacun doit être informé et formé à toute modification dans le programme ou les protocoles d’utilisation. Il convient d’établir des accès différenciés, en expliquant pourquoi afin d’éviter tout malentendu, et d’évaluer le travail de chacun.

7. Mettez en place un programme de suivi et d’amélioration continue

Analysez les résultats obtenus avec votre logiciel vétérinaire et modifiez les procédures qui s’avèrent erronées. Un logiciel de gestion n’est pas seulement une bibliothèque de données, c’est l’outil fondamental qui vous permet d’analyser les résultats de votre travail et de prendre des mesures d’amélioration lorsque les performances ne sont pas optimales.

Apprenez à exploiter les données avec votre logiciel vétérinaire

Transformer des données en informations et des informations en connaissance de nos clients et de leurs demandes aide à prendre des décisions et à élaborer de bonnes stratégies et des services pertinents.

Il est important de collecter des données, mais il est encore plus important de savoir ce que l’on souhaite savoir sur les clients et de ne pas abuser de la collecte de données sans discernement. Il ne faut pas commettre l’erreur de collecter plus de données que ce qui nous sert réellement. De plus, il ne faut pas se concentrer uniquement sur les données client et négliger les données sur nous-mêmes. En d’autres termes, notre logiciel de gestion nous permet d’analyser la rentabilité de certains services, la demande pour certains produits ou services, de gérer les stocks, les fournisseurs, etc.. Une analyse détaillée de différents paramètres nous donnera les clés pour améliorer chacune des activités et procédures de la clinique vétérinaire.

Contenu original (en espagnol) :
ELENA MALMIERCA
Vétérinaire