Gestión presupuestaria de la clínica: por qué funcionar con presupuestos

La clínica veterinaria combina dos áreas que requieren diferente tratamiento.

1. El área médica

2. El área financiera

El área médica es la que requiere de conocimiento de la práctica profesional; ayudará a mejorar la salud de los pacientes y proporciona mayor valor al negocio. El área financiera es la que nos dará la salud del negocio y, al mismo tiempo, la estabilidad necesaria para mantener el centro veterinario y seguir mejorando la excelencia del área médica.

Definimos el presupuesto como una estimación de los costes, ingresos y recursos durante un período determinado, lo que refleja una lectura de las condiciones financieras futuras y metas.

La gestión por presupuestos es una importante herramienta de gestión que nos ayudará a modo de:

1. Plan de acción para el logro de objetivos cuantificados.

2. Las normas para medir el desempeño de tareas.

3. Dispositivo para hacer frente a situaciones adversas previsibles.

El presupuesto consiste básicamente en proyectar a futuro los ingresos y gastos (la denominada Cuenta de Resultados) del negocio, para fijarse un objetivo de beneficio. Este ejercicio se hace típicamente para un período anual, y suele llevarse a cabo a finales de año con vistas al año siguiente.

Ejemplo práctico de gestión presupuestaria: calcular el presupuesto del año siguiente

Para ver mejor la foto del presupuesto, vamos a basarnos en el ejemplo de una vieja conocida: la Clínica Veterinaria San Francisco. ¿Cómo sería el presupuesto para el próximo año? En esta caso, y a partir de la estimación de cierre del año (en este ejemplo asumimos que el cierre coincide con la estimación), podemos analizar partida por partida y prever un crecimiento.

Obtendremos este crecimiento asegurando los ingresos actuales, revirtiendo la tendencia de las áreas de tienda (11) que han disminuido su aportación al crecimiento y potenciando alguna de las áreas como la de diagnóstico/analíticas (5 y 6), áreas con alta rentabilidad.

Primera parte de la gestión presupuestaria: los ingresos

Los ingresos de un centro veterinario son el resultante de tres factores: el número de pacientes, la frecuencia con la que acuden y el gasto medio que realizan en cada ocasión. Los indicadores 1 a 10 están enfocados a la medición de estas variables para tenerlas en cuenta en la gestión de nuestro presupuesto:

1. Tasa anual de defunción de pacientes (en %). Se calcula dividiendo el número de animales fallecidos durante un año entre el número de fichas activas que tenía el centro al inicio de ese mismo año y multiplicando el resultado por cien. Por ficha activa entendemos la de aquel paciente que ha realizado al menos una transacción económica con el centro en los últimos 12 meses.
2. Tasa anual de deserción de pacientes (en %). Para calcularla, primero debemos averiguar el número de pacientes que han “desertado” de nuestro centro en los últimos 12 meses. Para ello necesitamos contar aquellos pacientes que tuvieron al menos una transacción económica con el centro en el periodo transcurrido entre hace 24 y 12 meses, y que no han realizado ninguna transacción económica con el centro en los últimos 12 meses. Una vez tengamos calculado el número de pacientes desertores, lo dividiremos por el número de fichas activas al principio del año y lo multiplicaremos por cien.
3. Número de nuevos pacientes (en %). Aquí calcularemos el número de pacientes que han realizado una transacción económica por primera vez con nuestro centro en los últimos 12 meses, lo dividiremos entre el número de fichas activas al principio del período y lo multiplicaremos por cien. A efectos de este análisis sería prudente separar pacientes referidos y de urgencias, ya que por su especial tipología no podemos considerarlos como “pacientes habituales” de nuestro centro. 
4. Número de pacientes “recuperados” (en %). Se refiere a los pacientes que habían desertado en años anteriores y que a lo largo del último periodo han regresado al centro, realizando al menos una transacción económica.

El flujo neto de clientes a lo largo del año resultará de la combinación de los cuatro indicadores anteriores, según la siguiente fórmula:

Número de pacientes activos a final de año = Número de pacientes activos a principio de año – Defunciones + Altas de nuevos pacientes – Deserciones + Recuperaciones

No es extraño encontrarse con centros veterinarios que pierden cada año entre el 30 y el 50 % de sus clientes (entre defunciones y deserciones). La mayoría de estas deserciones no se deben a descontento de los clientes, sino simplemente a olvidos de éstos por fallos de comunicación de sus veterinarios.

5. Promedio de transacciones anuales por paciente. Se calcula dividiendo el número total de “visitas” (= transacciones) realizadas por los pacientes a lo largo del año entre el número de pacientes activos. Una sofisticación de este indicador consistiría en distinguir entre visitas “tipo clínica” y visitas “tipo tienda” y calcular el promedio anual para ambos tipos de visitas.
6. Promedio de fichas activas sin recordatorio. Se refiere al porcentaje de nuestras fichas activas que no tienen señalizado ningún recordatorio para un tratamiento futuro en nuestro centro. La manera más sencilla de calcularlo es generando con nuestro software un listado de pacientes con recordatorios activados y compararlo con el número de pacientes activos. La diferencia nos dirá cuáles de nuestros clientes están en riesgo de no volver, ya que desde nuestra clínica no les vamos a recordar que queremos verles de nuevo…
7. Ingreso medio por transacción. Se calcula dividiendo los ingresos anuales del centro entre el número total de visitas (o transacciones). También se puede calcular el ingreso medio por visita “tipo clínica” y el ingreso medio por visita “tipo tienda”, como en el punto 5. Algunos autores consideran que el ingreso medio por visita “tipo clínica” debería situarse alrededor de tres veces el importe de una primera consulta en el centro.
8. Porcentaje de fichas activas con transacciones en tienda y en clínica. Nos indica hasta qué punto conseguimos realizar “ventas cruzadas” entre nuestros servicios médicos y los productos de nuestra tienda.
9. Ratio diagnóstico. Se calcula como el porcentaje que suponen los ingresos por pruebas diagnósticas sobre el total de ingresos generados por servicios médicos a lo largo del periodo. Algunos autores lo cifran alrededor del 20-25 %. Cifras muy superiores podrían indicar abuso o ineficiencia en la realización de pruebas diagnósticas, mientras que cifras muy inferiores podrían indicar protocolos médicos inadecuados o infradotación de equipos diagnósticos en el centro.
10. Porcentaje de transacciones con descuento. Los descuentos no justificados son un grave problema para la mayoría de centros veterinarios. Si queremos mejorar los ingresos de la clínica el mejor camino es comenzar por ordenar nuestra política de descuentos.

Del capítulo de los gastos en la gestión presupuestaria hablaremos en un próximo post.

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