Software veterinario para gestionar la base de datos del centro

Los ficheros del centro veterinario deberían recogen datos relativos a historial clínico, calendario de vacunaciones, características individuales del animal, etc. y también datos más personales del propietario que permitan al establecimiento diseñar nuevas estrategias comerciales y, sobre todo, ayuden a establecer una relación sólida y personal con cada cliente.

Los programas de gestión nos pueden ayudar al mejor conocimiento de nuestros clientes, dándonos múltiples pistas para la elaboración de nuevas estrategias de marketing o nuevas líneas de trabajo. También nos servirá para mejorar el control y valoración de nuestro centro y de cada uno de sus servicios, o en otro tipo de actividades de interés social y no lucrativo como la búsqueda de mascotas desaparecidas o donación de perros y gatos abandonados, lo cual no deja de ser un valor añadido para nosotros, además de un deber social.

7 claves para escoger el software veterinario de gestión que te conviene

1. Busca asesoría para encontrar el programa de gestión que necesitas

Hay que tener en cuenta el volumen de negocio y elegir el software veterinario que se ajuste a él. Lo más útil para ello es dejarse asesorar por expertos, además de preguntar a otros compañeros sobre la experiencia que han tenido con sus programas de gestión. Una cuestión importante: asegúrate de que se ajusta a tu presupuesto.

2. Somete a tu software de gestión a un periodo de prueba

Solicita una “demo” que te permita conocer el programa, ver si se ajusta a las necesidades de tu clínica y comprobar si su manejo es sencillo.

3. Averigua cuáles son las necesidades reales de tu clínica

Consensúa con todos los empleados del centro las necesidades y demandas para gestionar mejor cada área.

4. Empieza poco a poco: no quieras hacer en una semana no que no has hecho en años

No adquieras un programa de gestión con gran diversidad de aplicaciones que resulte tan complejo que al final te disuada de emplearlo por enrevesado. Escoge un programa a medida y ve desde lo más sencillo a lo más complejo, conforme lo vayas necesitando.

5. Pon en marcha un protocolo de recogida de datos

Todo el personal de la clínica veterinaria tiene que tener muy claro qué datos debe requerir al cliente, en qué orden y cómo los ha de archivar o recuperar. Una base de datos en la que trabajan varias personas puede acabar siendo un caos si el protocolo no se respeta.

6. Forma a todo el personal respecto a lo que debe saber del programa de gestión

Cada empleado debe conocer cuáles son sus responsabilidades en la actualización y mantenimiento de la base de datos. Todos deben estar informados y formados de cualquier modificación del programa o de los protocolos de utilización. Se deben establecer áreas restringidas, explicando por qué para que no haya malentendidos, y evaluar el trabajo de todos.

7. Establece un programa de monitorización y mejora continua

Analiza los resultados que obtengas utilizando tu software veterinario y modifica los procedimientos que se revelen erróneos. Un programa de gestión no es una simple biblioteca de datos sino que es la herramienta fundamental que te permite analizar los resultados de tu trabajo y modificar aquellas áreas en las que el rendimiento no es el óptimo.

Aprende a sacar partido a los datos con tu software veterinario

Transformar los datos en información y la información en el conocimiento de nuestros clientes y sus demandas, nos ayudará en la toma de decisiones y en la elaboración de buenas estrategias y servicios.

Es importante recoger datos, pero más importante es conocer qué nos interesa saber de los clientes y no abusar en la toma de datos indiscriminada. No debemos caer en el error de recoger más datos de los que realmente nos serán de utilidad, ni tampoco en el de tomar los datos como una fuente de información sólo de nuestros clientes, sino también de nosotros mismos. Es decir, nuestro programa de gestión nos va a permitir analizar la rentabilidad de determinados servicios, gestión de stocks, proveedores, demanda de determinados productos y/o servicios, etc: un análisis pormenorizado de diferentes parámetros nos dará las claves para mejorar en cada una de las actividades y procedimientos de la clínica veterinaria.

Texto original:
ELENA MALMIERCA
Veterinaria