Gestão orçamental da clínica: porquê trabalhar com base em orçamentos

Tal como em qualquer outro negócio, a gestão orçamental da clínica veterinária, com o controlo dos lucros e despesas, constitui a base da sua sobrevivência. Os médicos veterinários formam-se na universidade sem serem informados de que, para desenvolver uma clínica privada, é imprescindível possuir uma certa dose de empreendedorismo; de igual forma, também desconhecem que para iniciar o seu próprio negócio, ou para se associarem com algum colega de profissão numa clínica privada, é necessário elaborar um plano de negócio e um orçamento que o mantenha.  

  A clínica veterinária agrega dois campos que exigem diferentes abordagens e gestões.

1. O campo médico e
2. o campo financeiro.

O campo médico é aquele que requer conhecimento da prática profissional; irá ajudar a melhorar a saúde dos pacientes e acrescentará valor ao negócio. O campo financeiro é aquele que irá dar saúde às contas da clínica e, simultaneamente, irá garantir a estabilidade necessária para a manutenção da clínica veterinária e para ser possível continuar a aumentar a excelência no campo médico. O orçamento define-se por uma estimativa das despesas, das receitas e dos recursos ao longo de um determinado período de tempo, incluindo uma reflexão sobre os objetivos da clínica e a sua futura condição financeira. A gestão com recurso a orçamentos é uma ferramenta importante na gestão, que nos irá auxiliar em termos de:

1. Plano de ação para o cumprimento dos objetivos traçados.
2. Os critérios para avaliar o desempenho de tarefas.
3. Mecanismo para fazer frente a situações adversas previstas.

Em termos gerais, o orçamento consiste em projetar, a longo prazo, as receitas e as despesas (o denominado Balanço de Resultados) do negócio, de modo a ser possível fixar um objetivo de lucros. Normalmente, o orçamento é elaborado tendo em vista o período de um ano, sendo geralmente traçado no final do ano corrente e direcionado ao ano seguinte.  

Exemplo prático de gestão orçamental: calcular o orçamento do próximo ano

Para melhor visualizarmos a “imagem” do orçamento, vamos basear-nos no exemplo de uma velha conhecida: a Clínica Veterinária São Francisco. Como seria o orçamento para o próximo ano? Neste caso, e partindo da estimativa do fecho do ano corrente (no presente exemplo assume-se que o fecho coincide com a estimativa), é possível analisar linha por linha e prever um crescimento. Este crescimento será atingido garantindo as receitas atuais, revertendo a tendência nas áreas da loja (11) que diminuíram o seu contributo para o crescimento (tal como nos indica a página 4 do balanço de resultados) e potenciando algumas das áreas com alta rentabilidade, como é o caso do diagnóstico/exames (5 e 6). Primeira parte da gestão orçamental: as receitas As receitas de uma clínica veterinária resultam de três fatores: o número de pacientes, a frequência com que visitam a clínica e o valor médio da despesa que efetuam em cada visita. A função dos indicadores numerados de 1 a 10 é a de medir estas variáveis, por forma a inclui-las na gestão do orçamento:

1. Taxa de mortalidade anual de pacientes (em %). É calculada dividindo o número de animais falecidos durante um ano pelo número de fichas ativas presentes na clínica no início desse mesmo ano, e multiplicando o resultado por cem. Por ficha ativa, entende-se a do paciente que efetuou pelo menos uma transação económica com a clínica nos últimos 12 meses.
2. Taxa de desistência anual de pacientes (em %). Para efetuar o seu cálculo, é necessário averiguar o número de pacientes que “desistiram” da nossa clínica durante os últimos 12 meses. Assim, é necessário contabilizar os pacientes que efetuaram pelo menos uma transação económica com a clínica no período de tempo compreendido entre os últimos 24 e 12 meses, e os pacientes que não efetuaram nenhuma transação económica com a clínica nos últimos 12 meses. Depois de calculado o número de pacientes desistentes, este irá ser dividido pelo número de fichas ativas no início do ano, e posteriormente multiplicado por cem.
3. Número de novos pacientes (em %). Neste campo, será calculado o número de pacientes que realizaram uma transação económica pela primeira vez na nossa clínica nos últimos 12 meses; de seguida, será dividido pelo número de fichas ativas no início do ano e multiplicado por cem. A fim de proceder à análise, seria prudente separar os pacientes encaminhados dos pacientes de urgência, já que estes últimos não podem ser considerados “pacientes habituais” da nossa clínica, devido à sua tipologia especial.
4. Número de pacientes “recuperados” (em %). Este indicador refere-se aos pacientes que desistiram da nossa clínica em anos anteriores, e que regressaram nos últimos 12 meses, efetuando pelo menos uma transação económica.

O fluxo líquido de clientes ao longo do ano resulta da combinação dos quatro indicadores anteriormente referidos, de acordo com a seguinte fórmula: Número de pacientes ativos no final do ano = Número de pacientes ativos no princípio do ano - Falecimentos + Altas de novos pacientes - Desistências + Número de clientes recuperados Não é raro encontrarmos clínicas veterinárias que perdem todos os anos entre 30 e 50% dos seus clientes (devido a falecimentos e desistências). A maioria destas desistências não são motivadas pelo descontentamento dos clientes, mas simplesmente devido a esquecimentos por parte dos mesmos, originados por falta de comunicação por parte dos veterinários.

1. Média de transações anuais por paciente. É calculada dividindo o número total de “visitas” (= transações) realizadas pelos pacientes ao longo do ano pelo número de pacientes ativos. Um melhoramento ajustado a este indicador seria o de fazer a distinção entre visitas “clínicas” e visitas “loja”, calculando a média anual para os dois tipos de visita.
2. Média de fichas ativas sem lembrete. Refere-se à percentagem de fichas ativas na nossa clínica que não possuem nenhum lembrete para tratamentos futuros. A forma mais simples de a calcular é gerar, com a ajuda do nosso software, uma lista de pacientes com lembretes ativos e de seguida compará-la com o número de pacientes ativos. A diferença irá indicar-nos quais dos nossos pacientes estão em risco de não regressar à clínica, devido ao facto de não receberem, da nossa parte, um lembrete que lhes recorde que os queremos voltar a ver...
3. Receita média por transação. Calcula-se dividindo as receitas anuais da clínica pelo número total de visitas (ou de transações). Também é possível calcular a receita média por visita “clínica” e a receita média por visita “loja”, tal como no ponto 5. Alguns autores consideram que a receita média por visita “clínica” deveria situar-se em cerca de três vezes o valor de uma primeira consulta na clínica.
4. Percentagem de fichas ativas com transações na loja e na clínica. Indica-nos até que ponto conseguimos efetuar “vendas cruzadas” entre os serviços médicos que prestamos e os produtos que vendemos na nossa loja.
5. Rácio diagnóstico. Calcula-se pela percentagem de receitas provenientes de exames diagnósticos sobre o total de receitas geradas por serviços médicos, ao longo do período de tempo. Alguns autores situam-no em cerca de 20-25%. Valores bastante superiores poderiam indicar um abuso ou ineficácia na realização de exames de diagnóstico, enquanto que valores substancialmente inferiores indicam inadequação de protocolos médicos ou insuficiência de equipamento de diagnóstico na clínica veterinária.
6. Percentagem de transações com desconto. Os descontos não justificados constituem um grave problema para a maioria das clínicas veterinárias. Se pretendemos melhorar as receitas de uma clínica, o melhor será começar por organizar a nossa política de descontos.

  O capítulo das despesas na gestão orçamental será abordado num próximo artigo. Texto original: PERE MERCADER, DVM MBA @pmercadervms Seleção de links Grupo Asís   Artigos relacionados:

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